活動中突發(fā)狀況應(yīng)對有哪5大招
發(fā)表于：2017/7/25 15:22:28來源：瀏覽次現(xiàn)實(shí)中，專業(yè)的活動策劃人員必須極其重視活動執(zhí)行方案的設(shè)計(jì)。比如活動策劃人員看到一些單位組織的活動，甚至是一些專門從事活動策劃和執(zhí)行的知名公司，也都或多或少的會存在這些方面的漏洞，盡管有些活動策劃充滿著各種新奇，但是很多時候這些活動卻因?yàn)樵趯?shí)際執(zhí)行過程中有所欠缺，因此在活動策劃執(zhí)行和相關(guān)操作過程中就出現(xiàn)很多問題，同時違背了活動主辦方本來想要表達(dá)的想法，所以在活動策劃方案確定之前策劃人員一定要對于在活動中可能存在的問題有所預(yù)防，因?yàn)楹芏鄷r候一旦在活動現(xiàn)場的相關(guān)事件發(fā)生一點(diǎn)的差錯就很可能會造成很多相當(dāng)大的負(fù)面影響，而一旦損害的活動策劃通常是不可能的“再有一次機(jī)會的”，所以，北京活動策劃公司在執(zhí)行活動策劃之前需要詳細(xì)規(guī)劃細(xì)節(jié)。以下北京活動策劃公司的相關(guān)專業(yè)人員列出的5個在活動策劃中可能發(fā)生的失誤的環(huán)節(jié)。
一、確認(rèn)
忘記與活動相關(guān)的供應(yīng)商進(jìn)行確認(rèn)。一般而言活動的想供應(yīng)商可能有幾個不同的類別客戶端，這意味著活動策劃公司有很多客戶端需要記住。在48小時內(nèi)得到一個口頭或電子郵件確認(rèn)是比較保險(xiǎn)的。而通常來說電子郵件通常是更好的選擇，因?yàn)槟憧梢园涯愕钠谕麜婊⒁蠡顒硬邉澣藛T以書面形式作出相應(yīng)的方案。
二、服務(wù)
沒有準(zhǔn)備足夠的勞動力。在試圖平衡預(yù)算的事件時勞動力成本始終是一個需要慎重考慮的問題。當(dāng)活動搭建執(zhí)行出現(xiàn)勞動力短缺時,活動策劃公司可能會面臨比超出預(yù)算更大的問題。北京活動策劃公司建議如果你是活動策劃人員，就應(yīng)該協(xié)調(diào)好活動現(xiàn)場的員工、供應(yīng)商等，不要怕花幾百塊錢雇用更多的工人，這樣能確保你的活動順利進(jìn)行。
三、時間
沒有充足的時間進(jìn)行提前的準(zhǔn)備。北京活動策劃公司認(rèn)為活動策劃是一場與時間的賽跑，當(dāng)策劃一個活動的時候，活動策劃人員就應(yīng)該要預(yù)留有準(zhǔn)備時間，直到活動相關(guān)準(zhǔn)備都一切就緒。比如，當(dāng)一個活動策劃開始前，活動策劃人員不能讓你的客人先到達(dá)活動現(xiàn)場而門卻沒有開，正常的現(xiàn)象應(yīng)該是大門保持打開的狀態(tài)在活動開始前15分鐘以上。
四、應(yīng)急
沒有一個完備的應(yīng)急措施。有句名言說得好：計(jì)劃趕不上變化，策劃人員在執(zhí)行活動的過程中，天氣情況頑劣，或者場地發(fā)生別的意外事件的事情都有可能發(fā)生，如果發(fā)生在活動執(zhí)行的當(dāng)天這些都不是隨意可以臨時解決的事情。因此北京活動策劃公司建議策劃人員最好提前想出應(yīng)急的計(jì)謀，即便是局面無法控制了，哪怕策劃人員打算取消活動的舉辦都得準(zhǔn)備好需要聯(lián)系你的客人和相關(guān)機(jī)構(gòu)的方法。
五、溝通
沒有與客戶提前關(guān)于活動內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的溝通。電子表格，電子郵件和宴會活動的訂單是用于傳送活動的細(xì)節(jié)極好的工具。但是，僅僅依靠文件和相關(guān)的圖片還是有可能會導(dǎo)致疏忽活動的相關(guān)細(xì)節(jié)。更好的策劃方式是與你的客戶在活動現(xiàn)場關(guān)于細(xì)節(jié)進(jìn)行交流。在活動現(xiàn)場進(jìn)行彩排的時候討論每一個細(xì)節(jié)，就當(dāng)成這些活動已經(jīng)在你面前進(jìn)行一樣的考慮。
